La digitalización en despachos y bufetes es un reto del sector legal. Originalmente este sector tiene fama de tradicional, no solo en la imagen, sino también en la seriedad, experiencia y reputación.

Sin embargo, en los últimos años, al igual que han hecho otras empresas de diversos sectores, se ha producido un inicio de la digitalización en despachos y bufetes; y en general en todo el sector legal. Y es que este ámbito se ha revelado que la digitalización no es una opción, sino que es una necesidad.

La tecnología en muchos de los bufetes de abogados es nula, aunque la tendencia está empezando a cambiar. Los primeros en sumergirse en el mundo digital han sido los despachos de abogados más prestigiosos, implementando herramientas digitales para transformar sus métodos de gestión tradicionales que quedaron obsoletos.  

Hoy en día, la sociedad ya está totalmente inmersa en la digitalización, por lo que muchos clientes demandan más rapidez y más facilidad en cualquier tipo de gestión. 

Así que solo aquellos profesionales de la abogacía que estén preparados para la digitalización, serán los que tendrán sus servicios mucho más eficientes y responderán a las necesidades de los clientes. Y gracias a la empleabilidad de las herramientas tecnológicas, satisfarán cualquier expectativa de los posibles nuevos clientes. 

¿Qué es la digitalización?

La digitalización es la utilización tanto de los datos como de los recursos tecnológicos en la estrategia de una empresa. De esta manera, se consiguen generar nuevos procesos de trabajo que estarán enfocados a la automatización, innovación y a la mejora con la relación tanto de los empleados como de los clientes.

¿Cuáles son los beneficios de la digitalización en despachos y bufetes?

Más clientes

Con la integración de la digitalización en despachos y bufetes se pueden emplear nuevas estrategias de marketing y obtener así un mayor número de clientes potenciales. 

Mayor efectividad en la realización de tareas

Gracias a la implementación de las herramientas digitales diarias en el proceso de digitalización en despachos y bufetes, se puede obtener una mayor simplificación, una mejora en la organización y en la conexión, consiguiendo así un ahorro de tiempo en las tareas y más facilidad en el trabajo a los empleados del despacho.

Alcanzar más clientes potenciales

La digitalización de un despacho de abogados permite llegar a más gente, sobretodo gracias a la página web, facilitando de esta manera el primer contacto con los clientes, por lo que si te conocen previamente de forma online, sentirán más confianza y más comodidad al contratar los servicios.

Fidelización

Las herramientas digitales han mejorado el proceso de la fidelización de clientes, dando así una mayor visibilidad, así los clientes pueden realizar un seguimiento mediante las redes sociales, emails, etc…

Seguridad en la recogida de datos

Muchos despachos de abogados han sufrido la pérdida de documentos por no saber almacenarlos de forma adecuada, para ello el uso de la nube, hace que sea mucho más fácil y más seguro para la protección de toda su documentación. 

¿Cuáles son las herramientas ideales para la digitalización en despachos y bufetes?

Documentos en la nube

La digitalización en despachos y bufetes permite utilizar servicios de software en la nube que promueven una mayor colaboración y permiten compartir documentos, calendarios y tareas. Evitan el uso intensivo del correo electrónico y permiten ahorrar tiempo. 

Para ello, están disponibles herramientas como Trello, Slack, Dropbox, etc… 

Comunicación

Sabemos que en el día a día de un despacho de abogados, se producen constantes reuniones, y para ello sería muy útil integrar reuniones online o video-llamadas. Gracias a este tipo de herramientas, ahorraran el tiempo en el desplazamiento a las reuniones y obtendrán más clientes del ámbito nacional o internacional. 

Las herramientas destinadas para realizar la comunicación en remoto serían Zoom, Go to meeting, Google Hangouts, Skype, etc…

Digitalización de documentos

Para la digitalización de un despacho o bufete de abogado, ya no procede el uso del papel, así que es necesario digitalizar todos aquellos documentos, causas o expedientes que se conservan en archivos físicos y alojarlos en la nube para una mayor comunidad y seguridad de la documentación.

En la actualidad, existen diferentes aplicaciones móviles que facilitan la digitalización de los documentos, y además de ello, también son válidas para escanear. 

Estas herramientas son Google Drive para el móvil, Genius Scan y Scannable by Evernote.

Firma digital de la documentación

En el día a día de un despacho de abogados, hay una multitud de documentos que se envían para firmar a sus clientes, y existe una manera más eficaz, fácil y rápida para agilizar esta tarea para ambas partes que sería a través del uso de herramientas que permiten la firma de contratos y documentos de forma online.

Las herramientas que se podrían utilizar para este caso serían Docusign, Eversign, Hellosign, Sinature, etc… 

Gestión y contabilidad

Para la gestión de la contabilidad, existen una gran variedad de herramientas online que permiten agilizar estas tareas en el día a día en cualquier despacho o bufete de abogados. Además, con el uso de éstas, habrá una mejora notable en la gestión de los recursos y en la contabilidad.

Algunos softwares que son idóneos para ello, son Billin, Holded o Quipu.   

Marketing digital

Ya se sabe que el Marketing digital es una de las puertas para la digitalización de cualquier sector, y más si se trata de los despachos de abogados que no son la excepción. 

El Marketing digital es indispensable si se quiere trabajar la presencia online, dar más visibilidad y posicionarse un bufete de abogados, y de esta manera atraer a más clientes potenciales. 

CRM

La integración de los CRM en un despacho de abogados sería una de las soluciones para mejorar la gestión de los datos de los clientes, y así conseguir una buena organización de los datos. Para ello, hay diferentes softwares que están destinados en la realización de estas funciones específicas en cualquier bufete de abogados.

Algunos de los CRM más utilizados son Salesforce, Hubspot, Oracle, Zoho, SugarCRM, etc…

Plataforma de registro de impagos

Gracias a la digitalización y a la transformación digital, existe un fichero de morosidad como es el de RIJ, creado por la Abogacía española, cuyo objetivo es recoger la información y reclamar las deudas líquidas, vencidas, exigibles y reconocidas a través de una resolución judicial firme, la cual es aportada por abogados, con previa autorización de sus clientes y en defensa de sus derechos de cobro.

En conclusión, existe la necesidad de dar ese paso a la transformación digital de los bufetes de abogados, aunque se trata de un reto al que tiene que enfrentarse todo el sector legal.

Por esta razón, los despachos jurídicos deben realizar esa transformación para poder responder tanto a las necesidades como a las demandas de los nuevos clientes digitales.