Cuando aparecen épocas de crisis económicas, como la que estamos viviendo actualmente, es frecuente que aumenten los niveles de impagos de facturas tanto entre particulares como a nivel de empresas y autónomos y surge la necesidad de establecer una estratégia para poder cobrar una deuda comercial.
Lógicamente, al empezar a producirse impagos las empresas se pueden llegar a ver en dificultades ya que se compromete su situación financiera según se acumulan las deudas, llegando incluso a provocar que la empresa afectada tampoco pueda hacer frente a sus pagos.
Cada vez es más habitual que las empresas grandes cuenten con un departamento especializado en recobros para poder gestionar directamente estas situaciones que, por desgracia, cada vez son más frecuentes. Pero si tu empresa no puede permitirse crear un departamento específico para este fin o si eres un autónomo y trabajas solo o con pocos trabajadores, existen otras opciones para cobrar una deuda comercial y poder reclamar impagos de manera rápida y eficaz.
¿Cómo puedo cobrar una deuda comercial?
Cuando nos tenemos que enfrentar al momento de reclamar una deuda comercial o de cualquier otro tipo, debemos ser capaces de hacerlo con seriedad, profesionalidad y sin perder los nervios. Sabemos que es fácil decirlo, pero no tan fácil llevarlo a cabo, aún más cuando la viabilidad financiera de tu empresa o negocio se puede estar viendo afectada de manera preocupante. Aunque no suele ser un trámite agradable, siempre es recomendable intentar cobrar las deudas de manera amistosa para evitar males mayores.
Pero en demasiadas ocasiones esto no es suficiente y hay que recurrir a otros métodos y herramientas legales que nos permitan recuperar nuestro dinero. Para quienes no están muy duchos en la materia o en la terminología legal, es una situación compleja que puede incluso abrumarles. Empiezan a surgir decenas de preguntas: ¿merecerá la pena? ¿Cuánto me va a costar recuperar mi dinero? ¿Me lo pagarán todo o recuperaré solo una parte? ¿Cuándo cobraré?
Existe la posibilidad de hacer por tu cuenta algunos pasos, con lo que te estarías ahorrando los costes derivados de contratar los servicios de abogados, procuradores, etc. No obstante, siempre es mejor dejarte asesorar por profesionales experimentados, que tienen que enfrentarse a esas situaciones prácticamente a diario y están totalmente acostumbrados a ello. Contratar los servicios de un abogado o de una empresa de recobros te ahorrará unos cuantos dolores de cabeza, tiempo y seguro que cuesta mucho menos de lo que piensas.
Al consultar con un profesional o empresa especializada en recobros de deudas, te asesorarán e informarán de los pasos a seguir y te aclararán si es posible ganar, en caso de querer seguir adelante e inmiscuirte en un proceso judicial.
Cuando tengas claro que quieres continuar adelante e iniciar un procedimiento judicial para demandar por el impago de una factura, tendrás que tener en cuenta otros aspectos y algunos pasos a seguir.
Pasos a seguir para reclamar el impago de una deuda comercial
Antes de iniciar ningún tipo de trámite, es importante disponer de información fiable que podamos analizar para extraer algunas conclusiones sobre el deudor, para poder valorar si es verdaderamente posible llegar a cobrar esa deuda comercial.
Para ello, es importante contar con información completa y veraz sobre la situación financiera y patrimonial de la empresa acreedora. A este respecto deberíamos considerar:
- Si sabemos a ciencia cierta que la empresa tiene cierta solvencia, tendremos una garantía de poder llegar a cobrar la deuda de una manera medianamente sencilla.
- Si la situación se enquista más y no existe un nivel económico que nos haga creer que la deuda se puede cobrar con relativa facilidad, pero nos consta que la empresa tiene un respaldo patrimonial, siempre existe la posibilidad de que, en caso de ganar la demanda por impago (algo probable si la deuda se argumenta y documenta como es debido), el juez ordene el embargo de los bienes patrimoniales que puedan satisfacer la deuda contraída. A través del Registro de Impagados Judiciales pueden reclamarse deudas prejudiciales y con resolución judicial firme con las mejores tasas de recobro del sector al hacer visibles los impagos que hasta su creación que gestionaban de forma silenciosa en los despachos.
La reclamación de una deuda es un procedimiento relativamente sencillo y rápido para reclamar impagos de todo tipo, ya sea entre empresas, entre profesionales o entre particulares, con el objetivo de agilizar el cobro de las deudas pendientes.
Es de vital importancia contar con una documentación exhaustiva de la deuda para poder justificar que efectivamente existe. Para ello:
- Se pueden aportar todos los documentos, tanto físicos como digitales, que reflejen que existió una relación comercial entre ambas partes, como facturas, albaranes de entrega debidamente firmados, correos electrónicos, etc.
- También es importante aportar justificantes de los requerimientos de pago que se le hayan hecho, pues llegados a este punto se entiende que ya se ha insistido de manera amistosa durante un tiempo más que prudencial y suficiente. Esto es necesario para que la parte deudora no pueda argumentar que no tenía conocimiento de la situación.
Los albaranes, unos buenos aliados
Un documento fundamental para poder argumentar debidamente las deudas comerciales son los albaranes de entrega. Ya hemos explicado lo importante que es aportar todo documento que consideremos relevante para justificar que verdaderamente existe la deuda, pero en este caso los albaranes pueden resultar el mejor aliado de la parte a la que le deben dinero.
Si bien es cierto que los albaranes no son un documento de uso obligatorio, sí que son muy útiles en el día a día para poder hacer un seguimiento de las entregas de los pedidos cuando en nuestro negocio nos dedicamos a la venta de cualquier tipo de producto. Pero no solo son prácticos para las gestiones y trámites rutinarios, sino también en el caso que nos ocupa, es decir, ante la situación de tener que reclamar una deuda por la vía judicial.
Normalmente en un albarán se especifica:
- la cantidad de productos, mercancías o servicios prestados,
- el importe total correspondiente,
- la fecha de entrega del producto
- y la firma de la persona que recoge o se hace cargo de la mercancía o el sello de la empresa.
Un documento así se considera una prueba sólida que será difícil de refutar durante el procedimiento legal para reclamar la deuda.
Algunas preguntas frecuentes sobre facturas impagadas
- ¿Qué plazo de vencimiento tiene una factura?: Salvo que se acuerde otro plazo entre las partes, la fecha normal de vencimiento de una factura es de 30 días a partir de la fecha en la que se presta el servicio o se recibe la mercancía especificada en la misma. E, independientemente de que exista cualquier acuerdo expreso entre las partes, el plazo de vencimiento no puede ser superior a 60 días.
- ¿Las deudas reclamadas por vía judicial prescriben?: La acción judicial para reclamar una deuda prescribe, como plazo general, a los 5 años, pero una vez que se ha obtenido una resolución judicial firme favorable, el pago de la deuda objeto de condena podrá reclamarse en cualquier momento, si bien la acción para solicitar la ejecución en vía judicial de la resolución caduca a los cinco años.
- ¿Se deben incluir las facturas impagadas en las declaraciones trimestrales de impuestos?: Así es, ya que la Agencia Tributaria no tiene en cuenta el estado de las facturas, por lo que es necesario declarar todas las que se hayan emitido, independientemente de que se hayan cobrado o no.
- ¿Se puede recuperar el IVA de las facturas impagadas?: Así es. Si eres autónomo o tienes una empresa y has sufrido algún tipo de impago, tienes derecho a recuperar el IVA que ya hayas liquidado previamente correspondiente a una factura que no te hayan abonado. Existen una serie de requisitos para poder solicitarlo, como plazos (que dependen del tipo de empresa) o que la deuda se haya reclamado por vía judicial o notarial.